Vele taken worden wettelijk gekaderd in het Burgerlijk Wetboek en zijn dan ook opgenomen in de syndicusovereenkomst. Wij vatten ze voor u hierbij even kort samen.
Administratieve taken
Administratief wordt u voor de gemeenschappelijke zaken van de VME volledig ontzorgd.
Alle mogelijke documenten zoals de statuten, het reglement van interne orde, de blokpolis, de contracten met de leveranciers worden op het online platform geplaatst zodat u ze te allen tijde kan raadplegen zonder zelf een archief te moeten aanleggen. Indien van toepassing kan u daar ook de EPC certificaten terugvinden, de postinterventiedossiers en in de toekomst de asbest inventarissen.
Financiële documenten zoals facturenlijsten, balansen en budgetten worden jaarlijks opgeladen.
Ook uw privatieve documenten zoals uw afrekeningen, uw uitnodigingen, eventuele opvragingen en alle andere correspondentie zijn steeds beschikbaar.
Verder zorgen wij voor de organisatie van uw algemene vergaderingen, verstrekken we aan de notaris of de makelaar alle nodige inlichtingen betreffende een verkoop en behandelen we eventuele schadegevallen.
Technische taken
Bij een schade of een technisch probleem verwittigt u ons kantoor. In dringende gevallen kan dat zelfs buiten de kantooruren op een noodnummer. Wij zorgen ervoor dat de nodige aannemers of leveranciers ter plaatse komen om de eerste zorgen toe te dienen of noodzakelijke herstellingen uit te voeren. Voor gemeenschappelijke schades die gedekt zijn in de blokpolis, zorgen wij voor de nodige bestekken en de afhandeling met de maatschappij.
Alle vaste leveringscontracten worden door ons beheerd, opgevolgd en geëvalueerd.
Wij zorgen er tevens voor dat de beslissingen genomen op een algemene vergadering worden uitgevoerd. Offertes voor belangrijke herstellingen of vernieuwingen worden door ons opgevraagd.
Financiële taken
Dit zijn misschien de minst bekende, maar zeker niet de onbelangrijkste. In tegendeel, ze nemen het grootste deel van de dagelijkse werking in beslag. De zicht- en spaarrekeningen worden beheerd, we zorgen voor de opvolging van de maandelijkse provisies en voeren de volledige boekhouding.
Jaarlijks wordt een budget opgesteld waarop de maandelijkse provisies worden gebaseerd. De opvolging van de betalingen van de eigenaars wordt tevens door ons uitgevoerd.
We zorgen ervoor dat de facturen van uw leveranciers tijdig betaald worden en beheren uw reservefonds.
Op het einde van het boekjaar wordt een individuele afrekening opgemaakt, rekening houdende met de voorgeschreven verdeelsleutels en de ontvangen provisies.