De Algemene Vergadering (AV): hoe werkt het en waarom is ze belangrijk?
De jaarlijkse Algemene Vergadering (AV) is het moment waarop alle eigenaars van een gebouw samenkomen om beslissingen te nemen. Het is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook noodzakelijk om het gebouw goed te beheren. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe een AV verloopt en waarom ze zo’n grote rol speelt.
Hoe verloopt een Algemene Vergadering?
1. Uitnodiging van de Algemene Vergadering
De syndicus organiseert de vergadering en stuurt ten laatste 15 dagen vooraf een uitnodiging. In die uitnodiging staan:
● Datum, tijdstip en plaats van de vergadering
● De agenda (lijst met onderwerpen)
● Eventuele documenten of offertes
2. Aanwezigheid en volmachten
Alle mede-eigenaars krijgen een uitnodiging. Kan je er zelf niet bij zijn? Dan kan je iemand anders aanduiden met een volmacht. Let op: een volmacht mag niet aan de syndicus worden gegeven en moet altijd aan één specifieke persoon worden toegewezen. Bij de start van de vergadering wordt een aanwezigheidslijst ondertekend.
3. Bespreking van de agenda
Typische onderwerpen zijn:
● Goedkeuring van de jaarafrekening en het budget voor het komende jaar
● Beslissingen over het reservefonds
● Onderhouds- of renovatiewerken (bv. dak, lift, gevel)
● Herbenoeming van de syndicus of andere functies binnen de VME
4. Stemmen en besluiten
Elke eigenaar heeft een aantal stemmen in verhouding tot zijn quotiteiten (aandeel in de gemeenschappelijke delen). Afhankelijk van het onderwerp zijn er verschillende meerderheden nodig.
5. Notulen
De syndicus schrijft de notulen tijdens de vergadering zelf. Deze worden nog ter plaatse ondertekend door de voorzitter en de secretaris en daarna doorgestuurd naar alle mede-eigenaars.
6. Uitvoering van beslissingen
Na de AV moet de syndicus de beslissingen uitvoeren, zoals bijvoorbeeld offertes aanvragen of werken opvolgen. Lees hier meer over ons administratief beheer.
Waarom is de Algemene Vergadering belangrijk?
Wettelijke verplichting
De Belgische wet bepaalt dat er minstens één AV per jaar moet plaatsvinden. Als er geen jaarlijkse vergadering is, kan de mede-eigendom niet goed functioneren en blijven belangrijke beslissingen liggen.
Democratische besluitvorming
Elke eigenaar heeft inspraak. Op de AV kan je:
● Belangrijke beslissingen te nemen over gemeenschappelijk bezit
● Problemen in de gemeenschappelijke delen aan te kaarten
● Inzicht krijgen in de financiële situatie van het gebouw
Goed om te weten: zonder goedgekeurde jaarafrekening kan het nieuwe boekjaar niet starten.
Verzekering en juridische bescherming
Beslissingen die correct zijn genomen tijdens de AV hebben juridische waarde. Dit voorkomt discussies achteraf en biedt bescherming bij eventuele geschillen.
Waarom een goede syndicus onmisbaar is
Een syndicus die goed voorbereid is en helder communiceert, zorgt ervoor dat een AV niet alleen vlot verloopt, maar ook duidelijk en efficiënt is. Beta-Immo begeleidt je gebouw van A tot Z: van de uitnodiging tot de uitvoering van de beslissingen. Zo weet elke mede-eigenaar precies waar hij of zij aan toe is en kan je met vertrouwen vooruit.
Zoek je een betrouwbare syndicus die jouw gebouw professioneel beheert? Vraag vrijblijvend een offerte aan en ontdek hoe Beta-Immo het verschil maakt voor jouw gebouw.